Kinek szól ez az oldal
Ez az oldal kis és közepes ügyvédi irodáknak és egyéni ügyvédeknek szól, akiknél a szakmai munka mellett jelentős idő megy el iratszerkesztésre, határidők követésére és ügyfélkommunikációra. Olyan irodáknak, ahol nincs külön irodavezető vagy asszisztens csapat, és a rutinfeladat is a jogászra marad.
A fő fájdalompont az ismétlődő, de nagy figyelmet igénylő munka: ugyanazok a szerződéstípusok és beadványok, határidők több naptárban, és ügyfelek, akik azt kérdezik, hol tart az ügyük. Az automatizálás a gépelést és a figyelést veszi át. A jogi értékelés, a döntés és a felelősség az ügyvédé marad.
Mit jelent ez számokban?
* Példaszámok. Az ingyenes konzultáción a ti folyamataitokra számoljuk ki.
Ismerős?
- Ugyanaz a szerződéstípus készül újra és újra, kézi átírással.
- A határidőket több helyen vezetitek, és a figyelés emberi emlékezeten múlik.
- Az ügyfél állapotkérdésekkel telefonál, ami mindig rossz pillanatban jön.
Mivel kezdenénk
Iratsablonok adatokból
Az ügyféladatokból kitöltött piszkozat készül, amit ti véglegesítetek. A szakmai tartalom marad nálatok, a gépelés nem.
Határidőfigyelés egy helyen
Minden ügy határideje egy naptárban, előre szóló figyelmeztetéssel. Nem az emlékezeten múlik.
Ügyfélportál az állapotkérdésekre
Az ügyfél megnézi, hol tart az ügye, és csak akkor telefonál, ha tényleg kell.
Tipikus folyamatok, amelyeket automatizálunk
Szerződés- és beadványpiszkozat sablonból
Az ügyféladatlapból és a ti bevált sablonjaitokból kitöltött piszkozat készül. Az AI nem talál ki jogi tartalmat, csak a megadott adatokat és a sablon szerkezetét használja. A véglegesítés és az aláírás nálatok történik.
Határidők egy helyen, előre szóló figyelmeztetéssel
Az ügyekhez rögzített határidők egy közös naptárba kerülnek, és a rendszer a határidő előtt több lépcsőben is jelez. Ha egy ügyben a határidőhöz tartozó dokumentum még nincs kész, az külön kiemelést kap.
Beérkező iratok rendszerezése
A beérkező leveleket és csatolmányokat a rendszer ügyhöz rendeli, a dokumentumot a megfelelő mappába teszi, és rövid kivonatot készít róla, hogy első ránézésre látszódjon, mi érkezett és mi a teendő.
Ügyfél-tájékoztatás az ügy állapotáról
Az ügyfél egy egyszerű felületen vagy automatikus üzenetben értesül a fontos lépésekről. Így ritkábban telefonál rossz pillanatban, és nem érzi úgy, hogy megfeledkeztetek róla.
Ügyfélfelvétel és összeférhetetlenségi előszűrés
Az új ügyfél online adatlapon adja meg az alapadatokat és a dokumentumokat. A rendszer jelzi a hiányokat, és a korábbi ügyfelek listájával összevetve figyelmeztet, ha felmerülhet összeférhetetlenség. Az értékelést ügyvéd végzi, az adatgyűjtés viszont nem rá marad.
Óradíjas munka kimutatása
Óradíjas ügyeknél a rendszer a naptárbejegyzésekből, a levelezésből és a dokumentumokból előkészíti a ráfordított idő kimutatását. Az ügyvéd átnézi és javítja, a számlához pedig már kész alapot kap.
Kézzel és automatizálva
| Folyamatlépés | Ma, kézzel | Automatizálva |
|---|---|---|
| Szerződéspiszkozat | Egy korábbi iratból átírva, kézzel. | Sablonból és adatlapból kitöltve, ügyvédi véglegesítésre. |
| Határidők | Több naptárban és füzetben vezetve. | Egy közös naptárban, több lépcsős figyelmeztetéssel. |
| Beérkező iratok | Postafiókban keresgélve, kézzel ügyhöz rendelve. | Ügyhöz rendelve, rövid kivonattal és teendővel. |
| Ügyfél állapotkérdése | Telefon, általában rossz pillanatban. | Automatikus tájékoztatás az ügy fontos lépéseiről. |
| Ráfordított idő kimutatása | Utólag, emlékezetből összerakva a számlázáshoz. | A naptárból és a dokumentumokból előkészített kimutatás, ellenőrzésre. |
Így megy a bevezetés
Az ismétlődő iratok és határidők felmérése
Összeírjuk, melyik irattípus készül a leggyakrabban, és hol vezetitek most a határidőket. Ebből választjuk ki az első, kis kockázatú folyamatot.
Első sablon vagy határidőfigyelés
Egyetlen irattípus piszkozatával vagy a határidők közös naptárával kezdünk. Az első hetekben minden eredményt ügyvéd ellenőriz, és a tapasztalat alapján pontosítunk.
Iratrendezés és ügyfél-tájékoztatás
Ha az első lépés bevált, jöhet a beérkező iratok rendszerezése és az ügyfelek automatikus tájékoztatása. Mindkettőnél előre rögzítjük, milyen adat hol tárolódik.
Amit nem bízunk a gépre
A jogi értékelést, a stratégiai döntést, az ügyfélnek adott tanácsot és bármely irat végleges szövegét. Az automatizálás piszkozatot, emlékeztetőt és rendszerezést ad, a felelősséget nem veszi át. Ahol a titoktartás miatt külső szolgáltató nem használható, ott helyben futó megoldást javaslunk, vagy az adott lépést nem automatizáljuk.
Mielőtt belevágtok
- Válasszátok ki a leggyakrabban készülő irattípust, és tegyétek rendbe a hozzá tartozó sablont.
- Tisztázzátok, milyen adat kerülhet külső szolgáltatóhoz, és mi az, aminek a saját rendszeretekben kell maradnia.
- Rögzítsétek, ki felel a határidők felviteléért, mert a figyelmeztetés csak a felvitt határidőre működik.
- Nézzétek át a kamarai és adatvédelmi előírásokat az ügyféltájékoztatásra, mielőtt automatikus üzenet megy ki.
- Döntsétek el, hol legyen az iratok egyetlen hiteles helye, mert a rendszerezés csak egy forrásra tud építeni.
Mit nyertek vele
- Kevesebb gépelési idő az ismétlődő iratoknál, több idő a szakmai munkára.
- Határidőfigyelés, ami nem egy ember emlékezetén és egy füzeten múlik.
- Kevesebb állapotkérdés telefonon, elégedettebb ügyfelek.
- Rendezett ügyiratkezelés, ami helyettesítésnél és új kolléga érkezésénél is átlátható.
- Pontosabb óradíjas elszámolás, mert a ráfordított idő nem utólag, emlékezetből áll össze.