A rövid válasz
Az érdeklődő leveléből a rendszer kiszedi az adatokat, párosítja őket az árlistátokkal, és elkészít egy ajánlattervezetet a ti formátumotokban. Az értékesítő átnézi, javít rajta és elküldi. Nem az írás tűnik el, hanem az üres lap és az adatok összevadászása. Egy ilyen folyamat bevezetése jellemzően 1-3 hét, és 149 000 Ft-tól indul.
Mi megy gépre és mi marad embernél
Gépre megy: az adatok kiszedése a levélből, az árak kikeresése, a szokásos feltételek beillesztése, a dokumentum összeállítása, az iktatás és az emlékeztető, ha nincs válasz. Ez az ajánlatírásra fordított idő nagyobbik része.
Embernél marad: a végső ár, az engedmény, a szállítási vállalás, és az a néhány mondat, ami az adott ügyfélre szól. Ezek azok, ahol a szakmai tudás és a kapcsolat számít, és ezeket kár lenne gépre bízni.
A gomb is embernél marad. A rendszer nem küld ki ajánlatot magától. Ennek nem technikai oka van, hanem üzleti: az ajánlat kötelezettséget jelent, és nem érheti meglepetés a céget.
Hogyan épül fel a folyamat
Az első lépés a beérkező megkeresés feldolgozása. Jöhet űrlapból, levélből vagy telefonos jegyzetből. A rendszer kiolvassa belőle, hogy mit szeretnének, mennyit, mikorra, és ki a megkeresés gazdája. Ha valami hiányzik, jelzi, ahelyett hogy kitalálná.
A második az árazás. Az árlistátokból és a korábbi hasonló ajánlatokból áll össze a javaslat. Itt szokott kiderülni, hogy az árazás valójában nincs végig leírva, hanem néhány ember fejében van. Ez a felismerés önmagában is hasznos.
A harmadik a dokumentum. A ti sablonotokban, a ti feltételeitekkel áll össze a tervezet. Innen kerül az értékesítő elé, aki átnézi és elküldi.
A negyedik az utánkövetés. Ha adott időn belül nincs válasz, a rendszer emlékeztet, vagy előkészít egy udvarias rákérdezést. Sok cégnél ez a lépés hozza a legtöbb megnyert ügyet, mert ez az, ami emberi erőforrás híján rendszeresen elmarad.
Amin el szokott bukni
Ha nincs árlista, nincs mit automatizálni. Nem kell tökéletesnek lennie, de kell egy kiindulópont, amiből a rendszer dolgozhat. Ha ez hiányzik, az első feladat ennek összeállítása, és ez embermunka.
Ha minden ajánlat teljesen egyedi, akkor a nyereség kisebb. Ilyenkor sem nulla: az adatok összeszedése és a dokumentum összeállítása akkor is elmarad, de a szöveg nagyobb részét ember írja.
Ha a rendszer magától küldhet, előbb utóbb baj lesz belőle. Egy rosszul értelmezett mennyiség vagy egy elavult ár kiment ajánlatként kötelezettséget jelent. Ezért marad a küldés gombja embernél.
Mit nyersz vele a megspórolt időn túl
A válaszidő a legnagyobb, és a legkevésbé emlegetett haszon. Aki elsőként küld ajánlatot, annak jóval nagyobb esélye van megnyerni az ügyet. Nem azért, mert olcsóbb, hanem mert addig van a fejében a téma az érdeklődőnek. Ha az ajánlat két nap helyett két óra alatt kimegy, az önmagában javít a megnyert ügyek arányán.
A második az egységesség. Ha mindenki a saját fejéből ír ajánlatot, akkor öt ember ötféle feltételt ígér, és ez később vitává válik. A sablonból induló ajánlatnál a szokásos feltételek mindig ugyanazok, és csak az tér el, amit valaki tudatosan megváltoztat.
A harmadik a mérhetőség. Ha az ajánlatok egy helyen készülnek, akkor kiderül, hány ment ki, mennyi lett belőle megrendelés, és mennyi az átlagos érték. Ez a három szám a legtöbb kis cégnél nincs meg, pedig ebből derülne ki, hol érdemes változtatni.
És egy dolog, amivel nem érdemes számolni: hogy ettől több érdeklődő lesz. Az ajánlatírás gyorsítása a meglévő érdeklődőkből hoz ki többet. Új érdeklődő máshonnan jön, a weboldalról és a keresőből.
A teljes téma részletesen: Folyamatautomatizálás