A rövid válasz
Ha havonta kevés számlát állítasz ki, és nincs webshopod, a NAV ingyenes számlázó programja vagy egy online számlázó belépő csomagja elég lehet. Ha van webshopod, rendszeres számlázásod vagy külső könyvelőd, olyan programot válassz, amelynek nyilvános API-ja és kész kapcsolata van a webshopodhoz. A havi díjnál többet számít, hány percet vesz el tőled minden egyes számla.
Milyen típusú számlázó programok vannak
A NAV Online Számla rendszerében elérhető ingyenes számlázó program. Alapvető számlakiállításra jó, a számla adatai közvetlenül a NAV-hoz kerülnek. Webshop vagy más rendszer bekötésére nem erre építenek.
Online számlázó szolgáltatások, például a Billingo vagy a Számlázz.hu. Böngészőből használhatók, van mobilalkalmazásuk, és nyilvános API-n keresztül más rendszerekből is tudnak számlát kiállítani.
Ügyviteli és vállalatirányítási rendszerek számlázó modulja. Ott érdemes, ahol a készlet, a rendelés és a könyvelés egy rendszerben él. Drágább és nehezebb bevezetni, cserébe kevesebb összekötés kell.
Szempontok egy táblázatban
A táblázat azt mutatja, melyik szempont mikor számít. Az aktuális csomagokat és díjakat mindig a szolgáltató oldalán ellenőrizd.
| Szempont | Miért fontos | Mikor döntő |
|---|---|---|
| NAV adatszolgáltatás | A számla adatai automatikusan a NAV-hoz kerülnek | Minden esetben, ez alapfeltétel |
| Nyilvános API | Más rendszer is ki tud állítani számlát emberi kéz nélkül | Webshop, CRM vagy időpontfoglaló mellett |
| Webshop kapcsolat | A rendelésből magától lesz számla | Ha naponta több rendelésed van |
| Könyvelői hozzáférés | A könyvelő maga tölti le az adatokat | Ha külső könyvelővel dolgozol |
| Banki párosítás | A befizetés magától a számlához kerül | Sok átutalással fizető vevőnél |
| Díjbekérő, ismétlődő számla | Havi díjnál nem kell kézzel kiállítani | Előfizetéses szolgáltatásnál |
Ingyenes vagy fizetős számlázó program
Az ingyenes megoldás addig jó, amíg kevés a számla, és nincs mit összekötni. A költség itt nem a díjban jelenik meg, hanem az időben: minden számlát kézzel állítasz ki, és a könyvelőnek is kézzel adod át.
A fizetős online számlázók díja a funkcióktól, a felhasználók vagy a számlák számától függ. Ha egy program havonta csak néhány órát spórol meg, már sok vállalkozásnál kifizeti a különbséget.
Érdemes így számolni: hány számlát állítasz ki havonta, és egy számla most mennyi időbe kerül, a rendelés adatainak átmásolásától a könyvelőnek küldésig.
Amit a választásnál szinte mindenki kihagy
Az API minőségét. Ha később webshopot, időpontfoglalót vagy CRM-et kötnél be, az API dönti el, hogy ez egynapos munka vagy lehetetlen. Kérdezd meg, van-e nyilvános dokumentációja.
A váltás költségét. A számlázó cseréje nem csak egy új előfizetés: a sorszámozás, a partnerlista és a sablonok átköltöztetése is munka. Elsőre olyat válassz, ami a következő két-három év növekedését is bírja.
A könyvelő véleményét. Ha a könyvelőirodád egy adott számlázóval automatikusan tud dolgozni, az havonta több kézi lépést spórol meg mindkét oldalon.
Hogyan automatizálható a számlázás
A legtöbb időt nem a számla kiállítása viszi el, hanem ami körülötte van: a rendelés adatainak átmásolása, a befizetés ellenőrzése és a könyvelőnek küldés. Ezek jól automatizálhatók, ha a számlázónak van API-ja.
Tipikus folyamat: a webshop rendeléséből magától elkészül a számla, a vevő e-mailben megkapja, a befizetés után frissül a státusz, a hónap végén pedig a könyvelő automatikusan hozzáfér az adatokhoz. A Billingo és a Számlázz.hu API útmutatóban részletesen leírjuk, hogyan épül fel.
A teljes téma részletesen: Folyamatautomatizálás