A rövid válasz
A Számlázz.hu API-val számlát lehet kiállítani, elküldeni, sztornózni és lekérdezni. A leggyakoribb felállás: a rendelés vagy az elfogadott ajánlat adataiból elkészül a számla, kimegy a vevőnek, a PDF pedig a könyvelési mappába kerül. Egy ilyen összekötés 100 000 Ft-tól indul, 1-2 hét alatt működik, és csak egy kulcs kell hozzá a fiókból.
Mit tud az API
Számlát állít ki és küld el. Ez az alap, és önmagában is elviszi a legtöbb kézi munkát: nincs belépés, nincs másolás, nincs elgépelt cím vagy összeg.
Sztornóz és helyesbít. Ritkábban kell, de ha kimarad a tervezésből, akkor pont a legkényesebb esetnél kell mégis kézzel bemenni a felületre.
Lekérdezi a korábbi számlákat és a PDF-eket. Ebből lesz a havi könyvelési anyag, és ebből tudja a saját rendszeretek is megmutatni az ügyfélnek a számláját.
Díjbekérőt is kezel, ami az előre fizetős szolgáltatásnál kell. A fizetés beérkezése után áll elő a végleges számla, tehát nem kell kézzel figyelni, ki utalt.
Mire szokták használni
Webshopnál a rendelés lezárása után automatikusan elkészül és kimegy a számla. Szezonban ez a különbség aközött, hogy valaki egész nap számláz, vagy foglalkozik a rendelésekkel.
Szolgáltatónál az elfogadott ajánlatból lesz díjbekérő, majd fizetés után számla. Ez a kör embernél több napig is elhúzódhat, mert mindig valami más sürgősebb.
Bérleti díjas és előfizetéses konstrukciónál a havi ismétlődő számlázás fut le magától, és csak akkor kér embert, ha valamelyik partnernél változott az adat.
És egy kevésbé nyilvánvaló eset: a fizetési emlékeztető. Ha egy számla lejárt és nincs beérkezés, a rendszer udvarias emlékeztetőt készít elő. Sok kis cégnél ez az, ami sosem történik meg, pedig ezen múlik a pénz beérkezése.
Mi kell hozzá
Egy kulcs a Számlázz.hu fiókból. A fiókbeállításokban lehet létrehozni, és érdemes külön felhasználóhoz kötni, hogy utólag látszódjon, mit csinált a gép.
Egy forrás az adatoknak: webshop, űrlap, táblázat vagy ügyfélkezelő. Ha több van, tisztázni kell, melyik számít hitelesnek, ha eltérnek.
És egy szabály a hibás esetekre. Hiányzó adószám, rossz cím, nulla összeg: ilyenkor a rendszer ne találgasson, hanem álljon meg és jelezzen.
Számlázz.hu vagy Billingo
Mindkettőnek van gépi kapcsolata, és mindkettővel megépíthető ugyanaz a folyamat. Ha már használjátok az egyiket, nincs ok váltani: a váltás költsége nagyobb, mint a különbség a kettő között.
Ahol számít a különbség: a partnerkezelésben és abban, hogy mennyire kényelmes a felület azoknak, akik kézzel is állítanak ki számlát. Ez viszont nem az API kérdése, hanem a napi munkáé.
Ha most választanátok, a döntést arra érdemes alapozni, melyikkel dolgozik szívesebben a könyvelőtök. Az összekötés mindkét irányban ugyanannyi munka.
A teljes téma részletesen: Folyamatautomatizálás