Folyamatautomatizálás

AI automatizálás: mi az, mennyibe kerül, mikor éri meg

A folyamatautomatizálás nem robotokról szól. Arról szól, hogy azt a húsz percet, amit minden nap ugyanannak az adatnak az átgépelésével töltötök, egy gép végezze el.

Kinek szól

Annak a cégnek, ahol már működik valami, csak sokba kerül működtetni. Nem a nulláról indulunk, hanem abból, ami nálatok most van: a webshopból, a számlázóból, a táblázatból, a postafiókból.

  • Ugyanazt az adatot legalább kétszer beírja valaki, két különböző felületre.
  • A hónap eleje mindig kilóg, mert akkor jön a riport meg az egyeztetés.
  • Ha valaki szabadságra megy, megáll egy folyamat, mert csak ő tudja.
  • Van már rendszeretek, de a részek nem beszélnek egymással.

Mit jelent nálunk

Nem AI-t árulunk, hanem elvégzett munkát. A legtöbb folyamathoz nem is kell mesterséges intelligencia: egy jól megírt összekötés többet ér, mint egy okos modell. Ahol viszont értelmezni kell valamit, ott jön be az AI: szöveget olvas, kategorizál, összefoglal, választervezetet ír.

  • Először megnézzük, mi a tényleges folyamat. Nem az, ami a leírásban van, hanem amit tényleg csináltok.
  • A meglévő eszközeitekhez kötünk, nem cserélünk le semmit. Ha jó a Számlázz.hu, marad.
  • A kényes lépéseknél marad ember a döntésben. Az AI előkészít, ti hagyjátok jóvá.
  • Ami elkészül, dokumentálva van, és fix áras leszállításnál a tiétek marad.

Hogyan zajlik, lépésről lépésre

01

Felmérés, 30 perc

Végigvesszük a folyamataitokat, és megkeressük azt az egyet, ami a legtöbb időt viszi el a legkevesebb gondolkodásért cserébe. Ez ingyenes, és a végén akkor is kaptok egy listát, ha nem dolgozunk együtt.

02

Ajánlat fix áron

Tételesen leírjuk, mit építünk meg, mennyi idő, mennyi pénz. Nem óradíj. Amit aláírunk, annyi lesz a végén is.

03

Építés, jellemzően 1-3 hét

Egy egyszerűbb összekötés pár nap. Ahol több rendszer és több elágazás van, ott több hét. Közben látjátok, hol tartunk, nem a végén szembesültök vele.

04

Éles indulás és átadás

Először párhuzamosan fut a régi móddal, hogy legyen mivel összevetni. Utána kaptok egy rövid videós átadást, és marad 30 nap ingyenes hibajavítás.

Három tipikus eset

Tipikus helyzetek a gyakorlatból, nem nevesített ügyfélesetek.

Rendelésből számla, kézi átgépelés nélkül

A webshopban leadott rendelés adatai átkerülnek a számlázóba, a számla elkészül és kimegy, a szállítmányozónál pedig létrejön a csomag. A státusz visszaíródik a webshopba, tehát az ügyfélszolgálat is látja, hol tart. Ez a klasszikus belépő eset: sokszor fut le, kiszámítható, és minden lépésén ma valaki kézzel megy végig.

Beérkező levelek rendezése

A közös postafiókba érkező levelek kategóriát kapnak: ajánlatkérés, panasz, számlakérdés, egyéb. A sürgős esetek kiemelt jelzést kapnak, a gyakori kérdésekhez pedig készül egy választervezet, amit ember néz át és küld el. Itt jön be az AI, mert értelmezni kell a szöveget, nem csak adatot mozgatni.

Havi riport magától

A hónap elején összeáll a riport a több rendszerből összeszedett adatokból, és megérkezik levélben, kész formában. A rendszer akkor is szól, ha egy adat hiányzik vagy gyanúsan kilóg. Ez az az eset, ahol a megspórolt idő mellett a hiba elkerülése is sokat ér.

Honnan tudod, hogy nálatok megéri

Van egy egyszerű próba, amihez nem kell hozzánk fordulni. Vedd elő azt a folyamatot, ami a legjobban idegesít, és írd fel három dolgot: hányszor fut le egy hónapban, mennyi időt visz el alkalmanként, és hány ember nyúl hozzá. Ha a havi óraszám meghaladja a nyolcat, szinte biztosan megéri gépesíteni. Ha nem éri el a kettőt, akkor valószínűleg van fontosabb helye a pénzeteknek.

A második kérdés az, hogy mennyire kiszámítható a folyamat. Ha tíz esetből kilenc ugyanúgy néz ki, az jó jel: a kilencet elviszi a gép, a tizedik marad embernél. Ha viszont minden eset más, akkor előbb rendet kell tenni benne, mert a káoszt automatizálni csak gyorsabb káoszt eredményez.

A harmadik a hibaköltség. Ahol egy elgépelt szám rossz számlát, kimaradt szállítást vagy dühös ügyfelet jelent, ott az automatizálás nem csak időt spórol, hanem kockázatot is csökkent. Ezt a részét szokták alulbecsülni, pedig sokszor ez hozza a nagyobb hasznot, mint a megspórolt órák.

És egy dolog, ami ellene szól: ha a folyamat fél éven belül úgyis megszűnik vagy gyökeresen átalakul, ne nyúlj hozzá. Az automatizálás akkor térül meg, ha sokáig fut. A felmérésen ezt is megnézzük, és ha ezt látjuk, meg is mondjuk.

Idő és költség nagyságrend

Az ár attól függ, hány rendszert kell összekötni és hány kivétel van a folyamatban. Az alábbi számok indulóárak, tájékoztató jelleggel. A pontos ajánlat a felmérés után áll össze.

Egy egyszerű folyamat 100 000 Ft-tól például űrlapból levél, adatátemelés, riasztás
Egy fájó, összetettebb folyamat 149 000 Ft-tól több lépés, elágazások, ellenőrzés
Több folyamat együtt 290 000 Ft-tól ügyfélkommunikációval együtt
Havi díjas konstrukcióban 19 000 Ft / hó-tól ha nem akartok egy összeget kifizetni

* Indulóárak, tájékoztató jelleggel. A pontos ajánlat az ingyenes felmérés után áll össze. Nézd meg az összes csomagot

Gyakori hibák

Mindent egyszerre akarnak automatizálni

A nagy projekt attól nagy, hogy sok minden elromolhat benne. Egy folyamattal kezdeni azért jobb, mert két hét múlva már látszik, működik-e a dolog nálatok.

A rossz folyamatot automatizálják

Ha egy folyamat magától is rossz, attól még rosszabb lesz, hogy gyorsabban fut. Előbb egyszerűsíteni kell, utána gépesíteni.

Nincs, aki ránézzen

Az automatizálás nem szobornak készül. Kell valaki nálatok, aki hetente egyszer megnézi, minden lefutott-e. Ez öt perc, de nem nulla.

Az AI-ra bízzák a végső döntést

A nyelvi modell hibázik, és magabiztosan hibázik. Ahol pénz vagy jogi következmény van a döntésen, ott ember hagyja jóvá. Mi is így építjük.

Megoldások

Hol használják

Ugyanaz a téma minden szakmában másképp néz ki. Válaszd ki a sajátodat, és nézd meg a konkrét példát.

Webshopok

A webshopnál nem a forgalom a szűk keresztmetszet, hanem az, hogy hány rendelést és hány kérdést tudtok emberi kézzel átengedni egy nap. Ezen lehet a legkönnyebben javítani.

Mivel kezdenénk

Könyvelőirodák

A könyvelőirodánál a hónap eleje mindig ugyanúgy néz ki: papír, PDF, e-mail, és sok kézi gépelés. Pont ez az a munka, amit gép jobban és olcsóbban csinál.

Mivel kezdenénk

Kiszámoljuk a ti cégetekre?

Harminc perc, kötelezettség nélkül. Utána tudni fogod, melyik folyamat térül meg elsőként.

Foglalj ingyenes konzultációt
GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Ez attól függ, mennyi időt vesz el most a folyamat. A számolás egyszerű: a havonta megspórolt órákat szorozd meg azzal, amennyibe egy munkaóra kerül nálatok, és oszd el vele a bekerülési költséget. A felmérésen ezt közösen kiszámoljuk a ti számaitokkal.

Nem. Az esetek nagy részében pont az a feladat, hogy a meglévő rendszereitek végre beszéljenek egymással. Cserét csak akkor javaslunk, ha egy eszköz egyszerűen nem tud olyat, ami elengedhetetlen.

Az átadás után 30 napig minden hibát díjmentesen javítunk. Utána vagy eseti javítás, vagy havi díjas üzemeltetés, ahogy nektek jobb. A rendszer hibát is jelez, nem csendben áll meg.

Nem. Kell viszont valaki, aki ismeri a folyamatot, és tud dönteni arról, hogy egy kivételes esetben mi a helyes lépés. Ez általában az, aki ma is csinálja a munkát.

Az adat a ti rendszereitekben marad. Ahol AI-t használunk, ott csak a feladathoz szükséges részlet megy ki, és megbeszéljük előre, hogy pontosan mi. Ha ez nem fér bele, van olyan megoldás is, ahol semmi nem hagyja el a saját környezeteteket.

A tapasztalat inkább az, hogy a monoton részt veszi el. Az adatátgépelés és a másolgatás megy a géphez, az ügyféllel beszélés meg a döntés marad az embernél. Aki eddig ezzel ment el fél napja, az nem lesz feleslegessé, hanem lesz ideje.

Azzal, ami sokszor fut le, kiszámítható, és bosszantó. A három közül a kiszámíthatóság a legfontosabb: ha tíz esetből kilenc ugyanúgy néz ki, az jó jelölt. Nem a legnagyobb folyamattal kell kezdeni, hanem azzal, ami két hét alatt megvan, mert a siker után sokkal könnyebb a következőt eldönteni.

Ezek eszközök, nem cél. Ahol egy vizuális összekötő elég, ott azt használjuk, mert később ti is bele tudtok nyúlni. Ahol az adott feladat kilóg belőle, ott saját kódot írunk. A választást a feladat dönti el, nem az, hogy melyik divatos éppen.

Az elején úgy építjük, hogy a gyakori változás könnyű legyen: a szövegek, a címzettek és a küszöbértékek beállításból jönnek, nem kódból. A nagyobb átalakítás külön munka, de akkor sem nulláról indul, mert a többi rész megmarad.

Konkrét kérdések ebben a témában

További témák