A rövid válasz
Egy árajánlat hét elemből áll: a feladó és a címzett adatai, az ajánlat száma és dátuma, a tárgy egy mondatban, a tételes lista mennyiséggel és egységárral, az összesítés nettó és bruttó értékkel, a feltételek (érvényesség, fizetés, határidő), valamint egy egyértelmű következő lépés. Ha ezek megvannak, a formátum másodlagos: lehet Word, táblázat vagy PDF.
Az árajánlat sablon elemei, kitöltött mintával
Az alábbi táblázat a sablon szerkezetét mutatja, elemenként. Másold át a saját dokumentumodba, és töltsd ki a jobb oldali oszlop mintája alapján. A mintában szereplő cégek és számok kitaláltak.
| Elem | Mit írj bele | Minta |
|---|---|---|
| Feladó | Cégnév, cím, adószám, elérhetőség | Minta Kft., adószám, telefon, e-mail |
| Címzett | Cég és kapcsolattartó neve | Vevő Bt., Kovács Anna részére |
| Azonosító | Ajánlatszám és dátum | Ajánlat 2026/014, 2026. szeptember 13. |
| Tárgy | Egy mondat arról, mire szól | Irodai hálózat kiépítése 12 munkaállomásra |
| Tételek | Megnevezés, mennyiség, egységár, összeg | Hálózati kábelezés, 12 pont, 18 000 Ft, 216 000 Ft |
| Összesítés | Nettó, ÁFA, bruttó | Nettó 480 000 Ft, ÁFA 129 600 Ft, bruttó 609 600 Ft |
| Feltételek | Érvényesség, fizetés, teljesítési határidő | Érvényes 30 napig, 50% előleg, teljesítés 10 munkanap |
| Következő lépés | Mit tegyen a vevő, ha elfogadja | Elfogadás válaszlevélben, kezdés a következő héten |
Minta szöveg a bevezetőhöz és a záráshoz
Bevezető minta: „Köszönjük a megkeresést. A múlt heti egyeztetésünk alapján küldjük ajánlatunkat az irodai hálózat kiépítésére. Az ajánlat a helyszíni felmérésen látottakra épül, eltérés esetén előre jelezzük a változást.”
Záró minta: „Az ajánlat 30 napig érvényes. Ha megfelel, elég egy válaszlevél, és egyeztetjük a kezdés időpontját. Kérdés esetén hívjon bizalommal a megadott telefonszámon.”
A bevezető akkor jó, ha a vevő a saját kérését ismeri fel benne. A zárás akkor jó, ha nem marad kérdés arról, mi a következő lépés.
Gyakori hibák az árajánlatban
Csak végösszeg, tételek nélkül. A vevő nem tudja összehasonlítani, és az első kérdése az lesz, miből jön ki. Ez egy felesleges kör.
Hiányzó érvényességi idő. Fél év múlva visszajön a vevő a régi árral, és kellemetlen elmagyarázni, miért drágább.
Nettó és bruttó keverése. Az összesítésben mindkettő szerepeljen, egyértelműen jelölve.
Nincs következő lépés. Az ajánlat nem ér véget a számnál: írd le, mit tegyen a vevő, ha igent mond.
Túl késő küldés. Sok iparágban az nyer, aki elsőként küld használható ajánlatot. A sablon ebben is segít, mert nem nulláról indulsz.
Word, táblázat vagy ajánlatkészítő program
Wordben a sablon gyorsan elkészül, és jól néz ki. Hátránya, hogy a számításokat kézzel kell ellenőrizni, és a tételeket minden alkalommal újra be kell írni.
Táblázatkezelőben, például Excelben vagy Google Táblázatokban, a számítás magától megy, és a tételek egy árlistából választhatók. Az ajánlat küllemén viszont többet kell dolgozni.
Ajánlatkészítő programban vagy CRM-ben az árlista, a partnerek és a korábbi ajánlatok egy helyen vannak, és követhető, melyik ajánlatból lett megrendelés. Ez akkor éri meg, ha hetente több ajánlatot küldesz.
Amikor a sablon már kevés
Ha hetente tíznél több ajánlatot készítesz, a sablon kitöltése is sok idő. Ilyenkor a levélben vagy űrlapon érkező ajánlatkérés automatikusan feldolgozható: a rendszer kigyűjti a tételeket, összeveti az árlistával, és a sablonod alapján piszkozatot készít.
A kereskedő ellenőrzi és kiküldi, az árazási döntés nála marad. Arról, hogy ez hogyan épül fel, az ajánlatkészítés automatizálásáról szóló útmutatóban írunk részletesen.
A teljes téma részletesen: Folyamatautomatizálás