Kinek szól ez az oldal
Ez az oldal kis és közepes gyártó cégeknek, nagykereskedőknek és disztribútoroknak szól, ahol a kereskedelmi és a back office csapat sok egyedi ajánlatot, rendelést és kimutatást kezel. Olyan cégeknek, ahol a vállalatirányítási rendszer megvan, de a munka jelentős része még mindig e-mailben, Excelben és a kollégák fejében zajlik.
A fő fájdalompont az adatok kézi mozgatása a rendszerek között. Az ajánlatkérés levélben érkezik, a rendelés újragépelve kerül a rendszerbe, a vezetői riportot pedig minden hónapban kézzel rakja össze valaki. Az automatizálás itt gyorsaságot és kevesebb hibát ad. Az árazási és kereskedelmi döntés a tiétek marad.
Mit jelent ez számokban?
* Példaszámok. Az ingyenes konzultáción a ti folyamataitokra számoljuk ki.
Ismerős?
- Az ajánlatkérések levélben jönnek, és mindig ugyanaz a kolléga tudja megcsinálni.
- A rendelés adatai kétszer kerülnek be: egyszer a levélből, egyszer a rendszerbe.
- A vezetői riport összeollózása minden hónapban elmegy egy napra.
Mivel kezdenénk
Ajánlat piszkozat percek alatt
A beérkező kérésből az árlista és a korábbi ajánlatok alapján piszkozat készül. A kereskedő ellenőrzi és kiküldi.
Rendelés a levélből a rendszerbe
A megrendelés adatai kiolvasódnak és bekerülnek, a visszaigazolás magától megy ki. A kétszeres gépelés megszűnik.
Riport, ami magától elkészül
A havi és heti kimutatás a rendszerekből áll össze, mindig ugyanabban a formában.
Tipikus folyamatok, amelyeket automatizálunk
Ajánlatkérés feldolgozása és ajánlatpiszkozat
A beérkező ajánlatkérésből a rendszer kigyűjti a termékeket, mennyiségeket és határidőket, összeveti az árlistával és a korábbi ajánlatokkal, és piszkozatot készít. A kereskedő ellenőrzi, módosítja és kiküldi.
Megrendelés rögzítése e-mailből és PDF-ből
A vevő megrendelése kiolvasódik és bekerül a vállalatirányítási rendszerbe, a visszaigazolás automatikusan megy ki. Ha a rendelés eltér az ajánlattól, például más az ár vagy a mennyiség, a rendszer figyelmeztet.
Készlet- és szállítási információ a vevőnek
A gyakori kérdésekre, hogy van-e raktáron, mikor szállítható, hol tart a rendelés, a rendszer a valós adatokból válaszol. A kereskedőnek így nem kell minden kérdésnél utánanéznie.
Heti és havi riport automatikusan
Az értékesítési, készlet- és kintlévőségadatok a rendszerekből állnak össze egységes kimutatássá, és a megadott időben kimennek a vezetőknek. Nem kell hónapról hónapra ugyanazt a táblázatot újraépíteni.
Beszállítói visszaigazolások követése
A beszállítóknak kiküldött rendelések visszaigazolását a rendszer figyeli, rögzíti a megadott szállítási dátumot, és szól, ha egy visszaigazolás késik vagy eltér a kérttől. A beszerző így a kivételekkel foglalkozik, nem a postafiók átfésülésével.
Termékadatok egy forrásban
A szétszórt műszaki adatlapokból, katalógusokból és táblázatokból egységes termékadat készül, amit az ajánlat, a webshop és a vevői kérdések megválaszolása is ugyanonnan használ. Az egymásnak ellentmondó adatot a rendszer jelzi.
Kézzel és automatizálva
| Folyamatlépés | Ma, kézzel | Automatizálva |
|---|---|---|
| Ajánlatkérés | A kulcskolléga egyedül rakja össze, ha éppen ráér. | Piszkozat az árlistából és a korábbi ajánlatokból, a kereskedő ellenőrzi. |
| Megrendelés rögzítése | Kétszer begépelve: levélből és a rendszerbe. | Kiolvasva és rögzítve, eltérés esetén figyelmeztetéssel. |
| Szállítási kérdések | A kereskedő minden kérdésnél utánanéz. | A válasz a valós készlet- és rendelésadatból érkezik. |
| Vezetői riport | Minden hónapban kézzel összeollózva. | Ütemezetten elkészül, mindig azonos formában. |
| Beszállítói visszaigazolás | A postafiókban kell kikeresni, megérkezett-e. | A rendszer rögzíti, és szól, ha késik vagy eltér a kérttől. |
Így megy a bevezetés
Az ajánlat és a rendelés útjának felmérése
Egy valós ajánlatkérést és egy rendelést követünk végig a beérkezéstől a visszaigazolásig. Megnézzük, milyen rendszerekben él az árlista, a készlet és a vevőadat, és hol van kézi másolás.
Első folyamat élesben
Legtöbbször az ajánlatpiszkozattal vagy a rendelésrögzítéssel kezdünk, egy termékcsoporton vagy vevőkörön. Az első hetekben a kereskedő minden eredményt ellenőriz.
Bővítés és riportok
Ha az első folyamat megbízható, kiterjesztjük a többi termékcsoportra, és bekötjük a heti és havi riportokat. Minden bővítést külön árazunk.
Amit nem bízunk a gépre
Az árazási döntést, a vevőnek tett kötelező érvényű vállalást és a szállítási határidő ígéretét, ha az a gyártási kapacitáson múlik. A rendszer előkészít, összevet és figyelmeztet, a kereskedő és a vezetés dönt. Ahol az adatok minősége még nem megbízható, ott először az adattisztítás a feladat, csak utána az automatizálás.
Mielőtt belevágtok
- Tisztázzátok, melyik rendszer az árlista és a készlet hiteles forrása. Ha több is van, először ezt kell rendbe tenni.
- Válasszatok egy termékcsoportot vagy vevőkört, ahol a legtöbb az ismétlődő ajánlat.
- Rögzítsétek, milyen eltérésnél kell a rendszernek megállnia és szólnia.
- Nézzétek meg, milyen hozzáférést ad a vállalatirányítási rendszer: API, adatbázis, export vagy megosztott mappa.
- Jelöljétek ki, ki felel a piszkozatok ellenőrzéséért, hogy a gyorsabb előkészítés ne akadjon el a jóváhagyásnál.
Mit nyertek vele
- Gyorsabb ajánlatadás, ami az egyedi árazású piacokon gyakran a megbízásról dönt.
- Kevesebb kétszeres adatrögzítés és kevesebb elgépelt tétel a rendelésekben.
- A kulcskolléga tudása leírt folyamattá válik, nem múlik egyetlen emberen.
- Rendszeres, egységes riport, amiből a vezetés időben lát.