Kinek szól ez az oldal
Ez az oldal könyvelőirodáknak és egyéni könyvelőknek szól, akik havonta több tucat vagy több száz ügyfél bizonylatait dolgozzák fel. Olyan irodáknak, ahol a szakmai tudás megvan, a kapacitás viszont a hónap elején mindig elfogy, és ahol egy új ügyfél vállalása azon múlik, bírja-e még a csapat a zárási időszakot.
A fő fájdalompont a bejövő anyag: PDF, fotó, e-mail csatolmány, papír, hiányosan és késve. A számlaadatok kézi rögzítése és az ügyfelek utáni futás viszi el azt az időt, ami a tanácsadásra maradhatna. Az AI itt a kiolvasást, a rendszerezést és az emlékeztetést végzi. A könyvelési döntés nálatok marad.
Mit jelent ez számokban?
* Példaszámok. Az ingyenes konzultáción a ti folyamataitokra számoljuk ki.
Ismerős?
- A bejövő számlák adatait kézzel viszitek be, tételről tételre.
- Az ügyfelek hiányosan küldik be az anyagot, és utánuk kell menni.
- A havi zárás előtti hét mindenkinél túlóra.
Mivel kezdenénk
Számlaadatok kiolvasása
A PDF és a fotózott számla adatai automatikusan kerülnek a könyvelőprogramba. Ami bizonytalan, azt megjelöli, és ember dönt róla.
Ügyfélbekérő és hiánypótlás magától
A rendszer figyeli, kitől mi hiányzik, és udvariasan emlékeztet. Nektek csak a kivételekkel kell foglalkoznotok.
Zárási állapot egy képernyőn
Látszik, melyik ügyfél hol tart, mi hiányzik, mi kész. Nem kell körbekérdezni a csapatban.
Tipikus folyamatok, amelyeket automatizálunk
Bejövő számlák adatainak kiolvasása
A számla e-mailben, feltöltéssel vagy fotóként érkezik. A rendszer kiolvassa a partnert, az adószámot, a dátumokat, a nettó és bruttó összeget és az ÁFA-kulcsot, majd előkészíti a könyvelőprogram importjához. A bizonytalan mezőt megjelöli, azt ember hagyja jóvá.
Bizonylatbekérés és hiánypótlás
A rendszer ügyfelenként tudja, milyen anyagnak kellene beérkeznie a hónapban. Ami hiányzik, arról udvarias emlékeztetőt küld, ha kell, másodszor is. Nektek csak azokkal az ügyfelekkel kell foglalkoznotok, akik az emlékeztető után sem küldik.
Online számlázó és könyvelés összekötése
Ha az ügyfél Számlázz.hu, Billingo vagy más online számlázó felületen állít ki számlát, a kimenő számlák adatai automatikusan átjönnek. Nem kell minden hónapban exportot kérni tőle, és nem vész el egyetlen számla sem.
Zárási állapot áttekintése
Egy táblázatban vagy felületen látszik minden ügyfél: mi érkezett be, mi hiányzik, mi van feldolgozva, hol van eltérés. A csapaton belül nem kell körbekérdezni, ki hol tart.
Bankkivonat és számlák párosítása
A rendszer a bankkivonat tételeit összeveti a nyitott számlákkal, és javaslatot tesz a párosításra. Ami egyértelmű, az előkészítve vár jóváhagyásra, a bizonytalan tételt pedig külön listában látjátok.
Határidő-emlékeztető az ügyfeleknek
Az adó- és járulékfizetési határidők előtt az ügyfelek automatikus, érthető emlékeztetőt kapnak a közelgő határidőről és a teendőről. Kevesebb a késés, és kevesebb a telefon az utolsó napon.
Kézzel és automatizálva
| Folyamatlépés | Ma, kézzel | Automatizálva |
|---|---|---|
| Bejövő számla rögzítése | Tételről tételre, kézi gépeléssel. | Kiolvasás és előkészített import, a bizonytalan mező megjelölve. |
| Hiányzó bizonylatok | Telefon és levél ügyfelenként, emlékezetből. | Folyamatos, automatikus emlékeztető, csak a kivétel jut el hozzátok. |
| Kimenő számlák | Minden hónapban exportot kértek az ügyféltől. | Az online számlázóból maguktól átjönnek. |
| Zárási állapot | Körbekérdezitek a kollégákat, ki hol tart. | Egy áttekintés mutatja minden ügyfél állapotát. |
| Ügyfélkérdések | Ugyanazokra a határidő- és bizonylatkérdésekre válaszoltok újra és újra. | Az általános kérdésre előkészített válasz megy, a szakmai kérdés hozzátok kerül. |
Így megy a bevezetés
A bizonylatok útjának felmérése
Megnézzük, honnan és milyen formában érkeznek az anyagok, és melyik könyvelőprogramba mennek. Egy-két ügyfél anonimizált mintáján teszteljük a kiolvasást.
Kiolvasás és import élesben
Néhány ügyféllel indulunk, és egy hónapig párhuzamosan ellenőrizzük a gépi eredményt. Ahol a kiolvasás bizonytalan, finomítjuk a szabályokat, mielőtt szélesítenénk.
Emlékeztetők és zárási áttekintés
Ha az import stabil, bekötjük a bizonylatbekérést és a zárási állapot áttekintését. Innentől a hónap eleje kiszámíthatóbb, és látszik, hol akad el a munka.
Amit nem bízunk a gépre
A könyvelési tételek végleges besorolását, az adózási döntéseket és az ügyfélnek adott szakmai tanácsot. A rendszer előkészít, rendez és emlékeztet, de ami a bevallásba vagy a főkönyvbe kerül, azt könyvelő hagyja jóvá. A felelősség így ott marad, ahol most is van.
Mielőtt belevágtok
- Nézzétek meg, milyen importformátumot fogad a könyvelőprogramotok. Ettől függ, mennyire közvetlen lehet az átadás.
- Válasszatok ki két-három ügyfelet, akiknek jellemző a bizonylatforgalma. Velük érdemes kezdeni.
- Rögzítsétek, ki hagyja jóvá a bizonytalan tételeket, és mennyi időn belül.
- Tekintsétek át az adatfeldolgozási szerződéseket: az ügyfelek adatai hol tárolódnak, és ki fér hozzájuk.
- Beszéljétek meg előre az ügyfelekkel, milyen csatornán küldjék a bizonylatokat, hogy ne öt helyről kelljen összeszedni.
Mit nyertek vele
- Kevesebb kézi gépelés a hónap elején, gyorsabb bizonylatfeldolgozás.
- Kevesebb hiányzó bizonylat a zárás előtti napokban, mert az emlékeztetés folyamatos.
- Átlátható zárási állapot, ami a vezetőnek és a kollégáknak ugyanazt mutatja.
- Szabaduló kapacitás új ügyfelekre vagy tanácsadásra, új felvétel nélkül.