AI asszisztens

AI asszisztens a munkában: mire jó és mire nem

Az AI asszisztens nem egy program, amit megveszel. Egy segéd, aki a ti anyagaitokat ismeri, és azt a munkát végzi el, amit eddig valaki fél kézzel csinált a másik munkája mellett.

Kinek szól

Annak a cégnek, ahol sok a szöveg. Levelezés, ajánlat, jegyzőkönyv, leírás, riport. Ahol az emberek ideje nagy részben azzal megy el, hogy elolvasnak valamit, és írnak rá valamit.

  • Az ajánlatírás mindig este marad, mert napközben nincs rá idő.
  • A megbeszélésekről vagy nincs emlékeztető, vagy két nappal később születik meg.
  • Mindenki másképp ír ügyfélnek, mert nincs egységes minta.
  • Kipróbáltátok a ChatGPT-t, de általánosságokat mondott, mert nem ismeri a cégeteket.

Mit jelent nálunk

A különbség a nyilvános AI és a céges asszisztens között az, hogy az utóbbi ismeri a ti árlistátokat, a szerződésmintáitokat és a hangnemeteket. Ettől lesz a válasz használható ahelyett, hogy szép, de üres lenne.

  • A ti dokumentumaitokból dolgozik, nem az internet átlagából.
  • Beépül oda, ahol dolgoztok: postafiók, dokumentumok, belső felület.
  • Tervezetet ír, nem küld el semmit magától. A gomb az emberé marad.
  • Mérjük, mire használják. Ami nem kell, azt kivesszük, nem hagyjuk a felületen porosodni.

Hogyan zajlik, lépésről lépésre

01

Hol megy el az idő

Végignézzük, milyen szöveges munkából van a legtöbb. Általában kiderül, hogy két-három feladat adja a terhelés nagy részét.

02

Tudásanyag és minták

Összegyűjtjük, ami alapján dolgoznia kell: árlista, korábbi jó ajánlatok, gyakori kérdések, stílus. Ez a rész dönti el, hogy hasznos lesz-e.

03

Kis lépés, valódi munkán

Egy feladattal indulunk, éles anyagon. Egy hét alatt kiderül, tényleg gyorsabb-e, vagy csak érdekes.

04

Betanítás és bővítés

Megmutatjuk a csapatnak, mit hogyan kérdezzen. Ez fontosabb, mint amilyennek hangzik: ugyanaz az eszköz rossz kérdéssel használhatatlan, jó kérdéssel meg időt spórol.

Három tipikus eset

Tipikus helyzetek a gyakorlatból, nem nevesített ügyfélesetek.

Ajánlattervezet a saját árlistátokból

Az érdeklődő levele bemegy, és kijön belőle egy ajánlattervezet: a ti formátumotokban, a ti áraitokkal, a szokásos feltételekkel. Az értékesítő átnézi, javít rajta, és elküldi. Nem az írás tűnik el, hanem az üres lap.

Emlékeztető a megbeszélésről

A felvett hanganyagból vagy a jegyzetekből összeáll az emlékeztető: miről volt szó, ki mit vállalt, mikorra. Ez az a feladat, amit mindenki utál, és ezért marad el, pedig a félreértések nagy része innen származik.

Hosszú dokumentum lényege

Egy szerződés, egy pályázati kiírás vagy egy szabályzat átolvasása után kapsz egy összefoglalót és a lényeges pontok listáját, oldalszámmal. Nem helyettesíti az elolvasást ott, ahol az számít, de megmondja, hova kell nézni.

Honnan tudod, hogy nálatok megéri

Az első kérdés az, hogy mennyi a szöveges munka. Nézz rá egy hétre visszamenőleg: mennyi levél, ajánlat, emlékeztető, összefoglaló készült. Ha ez naponta több óra a csapatban összesen, akkor van mit átadni. Ha napi fél óra, akkor előbb máshol keresnék a szűk keresztmetszetet.

A második, hogy van-e minta, amiből dolgozhat. Ha vannak korábbi jó ajánlataitok és egy árlista, az asszisztens néhány nap alatt használható lesz. Ha minden a fejekben van, akkor az első feladat ezt kiszedni onnan, és ez a rész embermunka. Cserébe ez a dokumentáció akkor is hasznos marad, ha a projekt megáll.

A harmadik az adat. Tisztázni kell, mi az, ami kimehet egy külső szolgáltatóhoz, és mi az, ami nem. Ez nem elméleti kérdés: ügyvédi iroda vagy könyvelés esetén ez dönti el, milyen felállás jöhet szóba egyáltalán. Van olyan megoldás, ahol semmi nem hagyja el a saját környezeteteket, csak drágább és lassabb.

Ellene szól, ha a munkátok nagy része nem szöveg, hanem személyes jelenlét vagy fizikai tevékenység. Ott az asszisztens legfeljebb az adminisztrációt gyorsítja, ami hasznos, de nem az a nagyságrend, amiért érdemes belevágni.

Idő és költség nagyságrend

Egy asszisztens ára attól függ, hány feladatot lát el, és mennyi anyagot kell ismernie. Indulóárak, tájékoztató jelleggel.

Egy feladatra szabott asszisztens 149 000 Ft-tól például ajánlattervezet a saját árlistátokból
Több feladat, több csapatnak 290 000 Ft-tól értékesítés, ügyfélszolgálat, adminisztráció
Csapat betanítás a képzés oldalon fél nap gyakorlati tréning saját feladatokon
AI használati díj használat szerint a szolgáltató számlázza, mi átláthatóvá tesszük

* Indulóárak, tájékoztató jelleggel. A pontos ajánlat az ingyenes felmérés után áll össze. Nézd meg az összes csomagot

Gyakori hibák

Előfizetnek rá, és kész

Attól, hogy mindenki kap egy hozzáférést, még nem fog változni semmi. A hasznot az hozza, ha egy konkrét feladat kerül át rá, a ti anyagaitokkal.

Elhiszik, amit mond

A modell akkor is magabiztos, ha téved. Számot, jogszabályt, határidőt mindig ellenőrizni kell. Ezért ír tervezetet, és ezért nem küld el semmit magától.

Érzékeny adatot töltenek be gondolkodás nélkül

Mielőtt bármi kimegy, tisztázni kell, mi mehet és mi nem. Van olyan felállás is, ahol semmi nem hagyja el a saját környezeteteket.

Nem tanítják meg használni

A rossz kérdésre rossz választ ad, és a kolléga fél óra után visszamegy a régi módszerhez. Egy fél napos gyakorlás ezt megelőzi.

Megoldások

Hol használják

Ugyanaz a téma minden szakmában másképp néz ki. Válaszd ki a sajátodat, és nézd meg a konkrét példát.

Könyvelőirodák

A könyvelőirodánál a hónap eleje mindig ugyanúgy néz ki: papír, PDF, e-mail, és sok kézi gépelés. Pont ez az a munka, amit gép jobban és olcsóbban csinál.

Mivel kezdenénk

HR és toborzás

Egy pozícióra érkező száz jelentkezésből tíz releváns. A kérdés csak az, hány órát visz el, mire ez kiderül, és hányan maradnak visszajelzés nélkül.

Mivel kezdenénk

Kiszámoljuk a ti cégetekre?

Harminc perc, kötelezettség nélkül. Utána tudni fogod, melyik folyamat térül meg elsőként.

Foglalj ingyenes konzultációt
GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Abban, hogy ismeri a cégeteket. A nyilvános eszköz az internet átlagából dolgozik, ezért általánosságokat mond. A céges asszisztens a ti árlistátokból, korábbi ajánlataitokból és szabályaitokból, ezért használható a válasza.

Oda épül, ahol dolgoztok. Lehet a postafiókban, lehet egy belső oldalon, lehet abban a rendszerben, amit már használtok. Új felületet csak akkor csinálunk, ha tényleg az a jobb.

Attól függ, mit kérdeznek tőle. Szövegírásban és összefoglalásban erős. Számolásban és jogszabályi kérdésben ellenőrizni kell. Ezért tervezetet ad, nem végleges dokumentumot.

Általában az történik, hogy ő lesz az, aki átnézi és jóváhagyja a tervezeteket, és így háromszor annyi ügyet visz, mint korábban. A szakértelme itt is kell, csak nem a gépelésnél.

Egy feladatra szabott asszisztens jellemzően 1-2 hét. A hosszabb rész általában nem a fejlesztés, hanem az, hogy összeálljon az anyag, amiből dolgoznia kell.

Ezért kezdünk egy feladattal, éles anyagon. Egy hét alatt kiderül, gyorsabb-e vagy sem. Ha nem, azt megmondjuk, és nem építünk rá többet.

Aki ma is végzi azt a munkát. Nem kell hozzá informatikai tudás, kell viszont egy fél napos gyakorlás azon, hogyan érdemes kérdezni. Enélkül ugyanaz az eszköz a felét sem hozza annak, amit tudna.

Igen, ez az egyik erőssége. Magyarul írt anyagból tud angol választ adni, és fordítva. Ha külföldi partnerekkel leveleztek, ez általában az első dolog, ami azonnal időt spórol.

Az AI szolgáltató a felhasznált mennyiség után számláz, tehát a használattal nő. Napi néhány tucat feladatnál ez jellemzően pár ezer forintos nagyságrend havonta. Ezt átláthatóvá tesszük: a rendszerben látszik, mennyi fogyott és mire.

Feladatfüggő. Van, amihez a legerősebb és legdrágább kell, van, amihez egy olcsóbb és gyorsabb is bőven elég. Ezt mi mérjük ki, nem elvi alapon döntjük el. A modell később cserélhető anélkül, hogy az egészet újra kellene építeni.

Üzleti felhasználásnál a nagy szolgáltatók alapból nem tanítanak a beküldött adatból, és ezt szerződésben is vállalják. Ettől függetlenül végigmegyünk azon, mi az, aminek egyáltalán ki kell mennie. A legtöbb feladathoz kevesebb adat is elég, mint elsőre tűnik.

A folyamat megáll, és szól. Nem ír rossz választ helyette. Ahol ez nem fér bele, ott két szolgáltatót teszünk mögé, vagy olyan megoldást választunk, ami a saját környezetetekben fut. Ez drágább, ezért csak ott javasoljuk, ahol tényleg indokolt.

Konkrét kérdések ebben a témában

További témák