A rövid válasz
A Billingo API-val a számla kiállítása, elküldése és letöltése is gépre bízható. A tipikus felállás: a webshopból vagy az űrlapról érkező adat átmegy a Billingóba, a számla elkészül, kimegy a vevőnek, a PDF pedig bekerül a könyvelési mappába. Egy ilyen összekötés 100 000 Ft-tól indul, és jellemzően 1-2 hét alatt működik. Csak egy API kulcs kell a Billingo fiókból, mást nem kell átállítani.
Mit tud a Billingo API
Számlát állít ki a megadott adatokból, és el is küldi a vevőnek. Ez a leggyakoribb felhasználás: nem kell belépni a felületre, nem kell másolni a címet és a tételeket.
Visszaadja a kész számla azonosítóját és a PDF-et. Ebből lesz a rendezett könyvelési anyag, és ebből tud a saját rendszeretek is hivatkozni a számlára.
Kezeli a díjbekérőt, a sztornót és a helyesbítést is. Ezek ritkábban kellenek, de ha kimaradnak a tervezésből, később derül ki, hogy mégis kézi munka marad.
Partneradatot tárol, tehát a visszatérő vevőnél nem kell újra megadni mindent. Ez a rész szokott a legtöbb elgépelést megelőzni.
Három tipikus munkafolyamat
Webshop rendelésből számla. A megrendelés adatai átmennek a Billingóba, a számla elkészül és kimegy a vevőnek, a PDF pedig bekerül a havi könyvelési mappába. Ez a leggyakoribb, és ez spórolja a legtöbb időt, mert minden rendelésnél lefut.
Ajánlatból díjbekérő, fizetés után számla. Szolgáltatóknál gyakori: az elfogadott ajánlatból díjbekérő megy ki, és amikor a bank jelzi a beérkezést, akkor áll elő a végleges számla. Így nem kell figyelni, ki fizetett és ki nem.
Havi ismétlődő számlázás. Az előfizetéses szolgáltatásnál a rendszer minden hónap elején kiállítja ugyanazokat a számlákat, és jelzi, ha valakinél változott az adat. Ez az a feladat, ami embernél egy fél napot elvisz, gépnél pedig percekig tart.
Mi kell hozzá
Egy API kulcs a Billingo fiókból. Ezt a fiókbeállításokban lehet létrehozni, és nem kell hozzá magasabb csomag. Külön felhasználót érdemes csinálni neki, hogy utólag látszódjon, mit csinált a gép és mit az ember.
Egy forrás, ahonnan az adat jön: webshop, űrlap, táblázat vagy ügyfélkezelő rendszer. Ha több forrás van, az sem baj, csak tisztázni kell, melyikből mi számít hitelesnek.
És egy döntés arról, mi történjen hibánál. Ha hiányzik az adószám vagy rossz a cím, a rendszer ne állítson ki hibás számlát: jelezzen, és várjon emberre. A sztornó sokkal drágább, mint egy megállított folyamat.
Amire figyelni kell
A NAV adatszolgáltatást a Billingo intézi, ahhoz nem nyúlunk. Ez fontos, mert sokan attól tartanak, hogy az automatizálás belenyúl az adóügyekbe. Nem nyúl bele: ugyanaz történik, mintha a felületen állítanád ki a számlát.
A teszt környezet használata nem opció, hanem kötelező. Éles fiókban tesztelni azt jelenti, hogy valódi számlák keletkeznek, amiket sztornózni kell. Mi mindig teszt fiókkal kezdünk, és csak a jóváhagyás után váltunk élesre.
A számlaszám folytonossága törvényi kérdés. Ha párhuzamosan kézzel is állítotok ki számlát, azt előre tisztázni kell a könyvelővel, mert a két forrás keveredhet.
A teljes téma részletesen: Folyamatautomatizálás