A rövid válasz
A számlázóból a kiállított és a beérkező számlák magától eljutnak a könyvelőhöz, rendezett formában, a hónap végén vagy folyamatosan. A beérkező számlák a postafiókból is kiszedhetők, és az AI ki tudja olvasni belőlük az összeget, a partnert és a dátumot. Egy ilyen összekötés jellemzően 100 000 Ft-tól indul, és 1-2 hét alatt működik.
Mit lehet összekötni
A kimenő számlák a legegyszerűbb eset. A magyar számlázóprogramok nagy részének van gépi kapcsolata, tehát a kiállított számla adata és a fájl is átadható. A könyvelőd programjától függ, hogy közvetlenül bekerül, vagy egy rendezett mappába és listába.
A beérkező számlák a nehezebb rész, mert azok levélben jönnek, mindenféle formában. Itt szoktuk használni az AI-t: kiolvassa a partnert, az összeget, a dátumot és a fizetési határidőt, majd rendezett formában továbbadja. Amit nem tud biztosan, azt megjelöli, nem tippel.
A bankkivonat és a párosítás a harmadik szint. Itt már a fizetések és a számlák összerendelése történik. Ez több munka, de ez az, ami után tényleg látszik, ki tartozik.
Mi marad kézi munka
A besorolás vitás esetei. Hogy egy költség minek minősül, az szakmai kérdés, és a könyvelő dolga. A rendszer javasolhat besorolást a korábbiak alapján, de a döntés emberé marad.
A hiányzó számla utáni nyomozás. Ha egy beszállító nem küldött számlát, azt a rendszer jelezni tudja, de elintézni nem. Cserébe a jelzés a hónap közepén jön, nem a lezárás előtt.
A könyvelővel való egyeztetés. Az összekötés célja nem az, hogy ne kelljen beszélni vele, hanem az, hogy ne az adatok gyűjtögetéséről szóljon a beszélgetés.
Mennyit spórol ez valójában
A megspórolt idő nagysága attól függ, hány számla fordul meg havonta. Húsz számlánál ez néhány óra, kétszáznál egy-két munkanap. A számolás egyszerű: mennyi idő megy el most a gyűjtésre és a rendezésre havonta, és mennyibe kerül nálatok egy munkaóra.
A másik haszon nem időben mérhető: kevesebb az elveszett számla és a késve észrevett fizetési határidő. Ez a rész szokott meglepetés lenni, mert nem gondolunk rá költségként, amíg meg nem történik.
Hogyan induljatok neki
Az első kérdés a könyvelőtökhöz szól: milyen formában kéri az anyagot, és milyen programot használ. Ez egy rövid beszélgetés, és ez határozza meg, mi lehetséges. A legtöbb könyvelő örül a kezdeményezésnek, mert neki is kevesebb kézi munka lesz.
A második a számlázóprogramotok. Meg kell nézni, van-e gépi kapcsolata, és mit ad át rajta. A magyar piac nagy részénél van, és ilyenkor a kimenő számlák átadása néhány nap munka.
A harmadik a beérkező számlák útja. Hova érkeznek most, ki nyitja meg őket, és mi történik velük. Itt szokott kiderülni, hogy három különböző postafiókba jönnek, és ezért vész el időnként egy. Már ennek a rendezése is javít a helyzeten, még mielőtt bármit gépesítenénk.
Kezdjetek a kimenő számlákkal, mert az a legegyszerűbb, és ott látszik leghamarabb az eredmény. A beérkezők jöhetnek utána, a párosítás pedig csak akkor, ha az első kettő már stabilan megy. Ez a sorrend nem véletlen: minden lépés az előzőre épül.
Milyen technikai feltételek kellenek
A legfontosabb, hogy a számlázóprogramotoknak legyen gépi kapcsolata. A magyar piacon használt programok nagy részének van, és ez általában a fiókbeállításokban egy kulcs igénylését jelenti. Ha nincs, akkor marad a fájlok automatikus kimentése, ami körülményesebb, de működik.
A második a könyvelő oldala. Itt háromféle helyzet van. Ha a könyvelő programjának is van gépi kapcsolata, akkor közvetlen az út. Ha van feltöltő felülete, oda tesszük be az anyagot. Ha egyik sem, akkor egy rendezett mappa és egy táblázat a kimenet, amit a könyvelő megnyit. Mind a három jobb, mint a mai kézi gyűjtés.
A harmadik a hozzáférések rendezése. Az összekötőnek saját felhasználót érdemes csinálni, csak a szükséges jogokkal. Így egy elrontott beállítás nem ér el mindent, és utólag az is látszik, mit csinált a gép és mit az ember.
Ami nem kell: saját szerver, informatikus a cégen belül, és a jelenlegi programok lecserélése. Ha valaki ezekkel kezdi az ajánlatot, érdemes rákérdezni, miért.
A teljes téma részletesen: Folyamatautomatizálás